Skäralids Samfällighets hantering av personuppgifter. Om EU:s nya Dataskyddsförordning (GDPR)
Den svenska Personuppgiftslagen (PuL) har ersatts av den striktare Dataskyddsförordningen (GDPR) som från och med den 25 maj 2018 gäller som lag i alla EU:s medlemsländer. Den nya förordningen reglerar hur personuppgifter får hanteras, med syfte att stärka den personliga integriteten. Med anledning av den nya förordningen vill vi informera om hur Skäralids Samfällighetsförening hanterar dina personuppgifter.
Om medlemskap i Skäralids Samfällighetsförening
Som ägare till en fastighet som ingår i Skäralids Samfällighet är man medlem i Skäralids Samfällighetsförening. Medlemskapet i föreningen är obligatorisk. För föreningen finns ett antal lagstadgade skyldigheter och för att kunna uppfylla dessa behöver föreningen behandla personuppgifter. Förutom lagstadgade skyldigheter finns praktiska anledningar till varför föreningen behöver hantera personuppgifter. Läs mer om detta nedan.
Personuppgifter som hanteras
I dataskyddsförordningen skiljer man mellan vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter. Föreningen hanterar endast vanliga personuppgifter. Känsliga personuppgifter hanteras inte om det inte finns särskilda skäl eller uttryckligt samtycke från medlem. Uppgifter som kan hanteras är:
För- och efternamn
Fastighetsbeteckning
Fastighetsadress
Boendeadress, om annan än fastighetsadress
Ägarandel
Andelstal
Telefonnummer (fast/mobil) om sådant lämnats
E-postadress, om sådan lämnats
Förtroendepost, om aktuellt
Personnummer, endast om särskilda skäl
– På fullmakt för röstning vid stämma, om sådant lämnats
– I lönesystem, om förtroendeuppdrag eller annat arvoderat uppdrag Uppgifterna återfinns huvudsakligen i samfällighetens medlemsregister, reskontra och övrigt räkenskapsmaterial, debiteringslängd, röstlängd, lagfartsförteckning samt i förekommande fall på fullmakt för röstning vid stämma. Uppgifter kan även förekomma i kallelser och protokoll från föreningsstämmor samt i styrelsens protokoll och mailkorrespondens. På föreningens hemsida (www.skaralidsfritid.se) finns även kontaktuppgifter till styrelsen för Skäralids Samfällighetsförening. Uppgifterna lagras digitalt på lokala datorer eller i molnbaserade tjänster samt i pappersform. Uppgifterna är tillgängliga för styrelsen och skyddade via lösenord eller förvarade i låsbara arkivskåp eller liknande utrymmen.
Hur personuppgifterna används
Uppgifterna används för att uppfylla föreningens rättsliga förpliktelser, för att fullgöra eventuella avtal mellan medlem och föreningen, för att uppfylla stämmans uppdrag samt för att på ett effektivt sätt kunna informera och kommunicera med medlemmarna vid t.ex. inbjudan till stämma, utskick av information och vid övriga frågor som rör medlemmarna. Uppgifterna används internt och lämnas inte vidare till tredje part om det inte finns särskilda skäl för detta, vilket i så fall kommuniceras i förhand. I de fall samtycke krävs inhämtas detta vid varje enskilt tillfälle.
Hur länge uppgifterna sparas
Uppgifterna raderas eller makuleras då de inte längre är aktuella eller när behov att behålla dem inte längre föreligger. Äldre uppgifter kan finnas kvar i styrelsens arkiv. Dessa gås igenom löpande eller vid årlig genomgång och raderas/makuleras vid behov. Uppgifterna kan även raderas på anmodan av medlem om detta inte strider mot lagar och regler eller andra väsentliga behov. Uppgifter som kräver samtycke raderas om detta återkallas. Kontakta styrelsen via mail eller på annat tillämpligt sätt vid önskemål om radering eller behov av rättelse/uppdatering av uppgifter.
Personuppgiftsansvarig
Ansvarig för hantering av personuppgifter är styrelsen för Skäralids Samfällighetsförening, org.nr. 716406-5562. Ljungavägen 983, 264 53 Ljungbyhed. Om du har frågor om föreningens behandling av dina personuppgifter, kontakta styrelsen. Styrelsen kontaktas företrädesvid via epost till kontakt@skaralidfritid.se Eller via meddelande i brevform till ovanstående adress. För information om aktuella styrelseledamöter, se hemsidan. (www.skaralidsfritid.se)
Ljungbyhed/Skäralid
2019-05-25